Outil collaboratif


Les outils dits « collaboratifs » m’amusent beaucoup. Tous les fabricants de logiciels présentent des fonctionnalités marketing pour vendre leurs solutions et utilisent cet argument au maximum. Il y a toujours des nouveautés à regarder… et je ne fais pas exception à la règle.

Cela date depuis un long moment, la première fois que j’ai utilisé un outil collaboratif, c’était la fonction de commentaires et suivi des changements dans Microsoft Word 97… (si certains d’entre vous ont des versions plus anciennes, dites-moi dans les commentaires s’il était déjà possible de commenter et suivre les changements, je suis curieux de savoir de quand cela date). Et j’avais trouvé cela génial, je pouvais annoter, commenter, proposer des changements voire complètement réécrire certains paragraphes tout en permettant à l’auteur de tracer le tout et de décider ce qu’il en ferait.

Puis est arrivé l’ère des systèmes d’information, les outils intranets et les sites webs… qui nous ont fait oublier les fondamentaux mêmes de la collaboration.

Un exemple cher à tous les prestataires : les feuilles de temps. C’est souvent un site web extranet « collaboratif » sur lequel, en fin de semaine, les prestataires inscrivent les horaires de présence chez les clients et les références des commandes sur lesquelles facturer leurs heures… références qui régulièrement ne sont pas à jour.

En effet, les références des commandes ou projets, remplis dans ce même outil « collaboratif » par d’autres (souvent les commerciaux ou chefs de projets), sont régulièrement obsolètes, incomplètes voire carrément manquantes, empêchant le prestataire souhaitant bien faire de saisir sa feuille de temps. Ajoutez à cela l’absence du commercial devant créer la référence projet, une clôture trimestrielle des comptes le lendemain, un calcul de prime basé sur la consolidation des feuilles de temps… et imaginez le résultat d’un « outil collaboratif » sur l’esprit d’équipe en entreprise.

C’est intéressant de voir l’évolution entre 1997 et 2015 : nous sommes passé d’un mécanisme collaboratif « participatif », à un outil « moderne et collaboratif » dans lequel une erreur ou un problème isolé, permet de bloquer le travail de tous… (Remarquez, c’est collaboratif comme manière de voir).

Et imaginez la formation lors de la mise en place d’un tel outil : je vois bien un informaticien expliquant, avec toute sa capacité de relation humaine et d’empathie (pfff!!!) qu’il possède, le fonctionnement à un utilisateur : « Alors faut entrer les références projets là, parce que si vous ne le faites pas les consultants ne peuvent pas travailler, et faut les entrer correctement et qu’elles soient toujours à jour, parce que sinon ceux qui entrent leurs feuilles de temps vont vous taper dessus. »

On parle, dédaigneusement, de résistance au changement des utilisateurs, en les faisant passer pour des râleurs inadaptés au monde moderne, lorsqu’on leur impose un tel outil collaboratif…

Quant aux « valeurs d’entreprise » et « esprit d’équipe », points qui d’après les RH et managers, sont essentiels au bon fonctionnement, que deviennent-ils lors d’une mise en place des outils informatiques incitants à une « chasse / dénonciation des erreurs » interne entre collaborateurs ? Que devient l’émulation d’entreprise lorsque je dois régulièrement « taper » sur un membre d’une autre équipe qui ne rentre pas de bonnes données dans un outil collaboratif et m’empêche de faire ma part du travail… ce qui fait qu’à mon tour, je me fais « taper »

Collaborer c’est travailler de concert avec quelqu'un d'autre, l'aider dans ses fonctions ; participer avec un ou plusieurs autres à une œuvre commune (définition du Larousse)

Alors je vous demande de retenir les choses suivantes :

Messieurs / Mesdames des Ressources Humaines :

- Prenez le temps d’expliquer l’impact d’un outil dit collaboratif sur les relations entre collègues aux informaticiens qui les choisissent et les mettent en place. Je sais, on parle avec des mots bizarres, on met des T-Shirts avec des références incompréhensibles, mais fondamentalement, on est plutôt gentils, souvent un peu idéalistes, et on cherche à faire progresser le monde.

Messieurs / Mesdames des projets informatiques :

-Lorsque l’on vous montre une toute nouvelle application collaborative ou d’équipe, interrompez les démos et demandez aux avant-vente ce qui se passe lorsque les informations qu’ils remplissent ne sont pas à jour ou pas disponibles, ou si leurs supers scénarios de démo (probablement créés au pays des bisounours) fonctionnent toujours aussi bien dans le monde réel : avec des étapes dans le désordre, des données manquantes, des acteurs en congés.

-Demandez-vous quels sont les risques de bloquer le travail de vos utilisateurs ? quelles sont les frustrations ou tensions humaines que vos outils risquent d’engendrer ?

-Incluez dans votre réflexion que le succès de votre projet dépend au moins autant de la manière dont les utilisateurs interagissent entre eux, autours de votre outil, que la qualité technique de la plateforme